• Главная
•  > 
• О нас
•  > 
• Направления
•  > 
• Корпоративное управление, планирование и учет, налоговое регулирование
•  > 
• Разработка и внедрение системы управления предприятием
•  > 
• Разработка регламентных документов и формирование документооборота предприятия

Разработка регламентных документов

Разработка регламентных документов

Регламент - это совокупность документов, регулирующих внутреннюю жизнь предприятия: положений о структурных единицах, внутренних норм и правил отношений между структурными единицами предприятия в области планирования, отчетности, передачи информации, учета, внешних контактов и т.п.

Мы подразделяем управленческие регламенты на два вида:

1. регламентные документы, определяющие круг задач структурной единицы и отношения между работниками аппарата управления в процессе выполнения поставленных задач (регламенты по структуре управления),
2. регламенты, определяющие процедурную сторону осуществления управленческого воздействия, выполнения отдельных управленческих работ и операций (регламенты по процессу управления).

Примерная структура Регламента, основные составляющие его документы представлены на рисунках.

Для крупных компаний мы предлагаем в рамках регламента разрабатывать документы, регулирующие взаимоотношения между отдельными уровнями управления. Например, регламент управления разграничивающего полномочия и ответственность между штаб-квартирой компании и Областью бизнеса/бизнес-единицей; Областью бизнеса и отдельными дочерними обществами, входящими в данную Область бизнеса.

Пакет документов, указанных в Регламенте, позволяет определить взаимоотношения элементов организационной структуры Компании, их административные полномочия, права и обязанности, а также ответственность за результаты работы.

Типовые документы входящие в регламент, регулируют (упорядочивают) состав и порядок назначения Комиссий, создание Советов. Для всех структурных единиц определяются их главные задачи, структурное деление, права и обязанности, область ответственности, порядок принятия решений, порядок подготовки и представления отчетности и выдачи рекомендаций.

Регламентные документы устанавливают правила, регулирующие взаимоотношения, способы и порядок действий. На уровне акционеров (учредителей) это могут быть соглашения о взаимоотношениях, на уровне подразделений и видов деятельности – положение, на уровне отдельных работников и видов работ таким документом является инструкция. Инструкция по виду работы фиксирует отдельные процедуры – официальный порядок действий при выполнении данной работы и отдельных операций.

Помимо вышеперечисленных документов мы разрабатываем концепции управления предприятием, планирования и учета, маркетинга, контроллинга и др. В раздел "система отчетности" включается пакет типовых документов (форм) внутренней отчетности, а также представляются формы внешней отчетности компании.

Регламент создает баланс отношений и способствует становлению Компании как единой системы, в которой Компания защищает интересы и способствует развитию всех структурных единиц, а структурные единицы обеспечивают единство Компании.

Формирование документооборота предприятия

Все многообразие документов, которые находятся на предприятии мы подразделяем на несколько типов:

1. Документы по административным и общим вопросам (делопроизводство) организационно-распорядительные документы
2. Документы по функциям управления или процессам управления предприятия (сбыт, производство, учет и т.д.)
3. Документооборот для внешних потребителей: Налоговый документооборот и статистика для гос.органов и документы для прочих внешних институтов\потребителей.

По желанию заказчика нами может быть разработан документ - Порядок документооборота предприятия, в котором содержится следующая информация по каждому документу предприятия:

1. полное наименование документа;
2. ответственный за подготовку документа;
3. периодичность (сроки) подготовки документа;
4. специалисты, утверждающие и согласовывающие документ;
5. получатель (место хранения) документа;
6. наличие печати на документе.

При этом все документы по месту возникновения и получения разделяем на внутренние документы, внешние входящие документы и внешние исходящие документы.

Под внутренними документами понимаются документы, возникающие в компании и не выходящие за ее пределы (получатель и место хранения – подразделения компании). Внешние входящие документы – это документы, поступающие на предприятие извне – от юридических или физических лиц. Внешние исходящие документы готовятся в компании для внешнего получателя – юридического или физического лица.

Для удобства работы весь документооборот компании может быть структурирован в соответствии с основными функциями, выполняемыми подразделениями. Например, могут быть выделены следующие области оборота документов:

1. Персонал, оплата труда и социальные вопросы
2. Основные средства и нематериальные активы
3. Эксплуатация и обслуживание зданий и сооружений
4. Договорные отношения и расчеты
5. Расчеты с подотчетными лицами
6. Отношения с акционерами
7. Бюджеты
8. Отчеты
9. Отношения с ДАО
10. Прочие документы

Такая структура позволяет исполнителям и руководителям подразделений облегчить контроль за прохождением и выполнением документов, относящихся к сфере их функциональных обязанностей.

Особенности и порядок составления основных организационно-распорядительных документов подробно могут быть представлены в разрабатываемом нами Положении по делопроизводству, работе с организационно-распорядительными документами и корреспонденцией. Для описания системы прохождения всех документов предприятия, сроков их подготовки, согласования и утверждения, регламента хранения документов и пр. может быть разработано Положение по разработке, формированию, прохождению и хранению документов.

Документооборот, связанный с реализацией отдельных функций управления, может быть зафиксирован как в альбоме бизнес-процессов, если такой документ составляется на предприятии, так и в составе общего для предприятия Положения, либо отдельных самостоятельных документах.

Постановка системы учета

Одной из областей наших разработок является система учета. В области учета рассматриваются вопросы бухгалтерского, статистического и оперативного учета в организациях промышленной сферы и торговли. Большое внимание уделяется разработкам в сфере оперативного учета, обеспечивающего руководство организации информацией для своевременного принятия управленческих решений.

Акцент на сфере оперативного учета, позволяющего формировать управленческую отчетность, связан с тем, что правила ведения бухгалтерского учета, так же как и правила составления статистической отчетности, регламентируются государством, в то время как правила оперативного учета устанавливаются организацией самостоятельно с учетом ее индивидуальных особенностей деятельности. Разработка таких правил – это творческий процесс. Принять участие в таком процессе приглашаются внешние консультанты. Это обусловлено тем, что, с одной стороны, результаты от внедрения системы оперативного учета и отчетности необходимы в первую очередь руководству, так как оно должно принимать решения на основе разработанной отчетности, что повышает требования к такой разработке. С другой стороны, текущая рутинная работа руководства и работников организации не позволяют самостоятельно разработать такую систему в сжатый срок и в такой ситуации оказываются полезными силы, опыт и знания консультантов.

Так как вид информации о хозяйственных средствах и деятельности организации зависит от способов ее учета, которые могут быть различными, то для определения системы учета и отчетности в организации должна быть установлена учетная политика.

Учетная политика организации - это фиксация и использование для каждого объекта учета (хозяйственного средства, операции) из множества различных вариантов ведения учета одного способа, применяемого данной организацией.

Учетная политика фиксируется в документе и состоит из определенных элементов. Элементами учетной политики могут быть любые вопросы ведения и организации учета хозяйственных средств и операций, по которым возможно использование различных вариантов учета.

В связи с тем, что бухгалтерский и оперативный учет являются двумя различными видами учета, каждый из которых имеет свои способы регистрации, группировки и обобщения данных, каждый из них может быть описан своей учетной политикой:

• учетная политика по ведению бухгалтерского учета,
• учетная политика по ведению оперативного управленческого учета.

Требования к формированию учетной политики по ведению бухгалтерского учета установлены государством, поэтому при ее разработке организация руководствуется установленными правилами и ограничениями.

Разработка учетной политики по ведению оперативного управленческого учета является задачей, которую организация ставит и решает самостоятельно, либо при участии внешних консультантов.

В связи с тем, что вести оперативный учет вручную является слишком трудоемкой задачей, разработка системы оперативного учета идет параллельно с созданием автоматизированной информационной системы управления организацией, в основу которой в области учета кладется учетная политика по ведению оперативного учета. В связи с этим, одним из направлений нашей работы является постановка задач по автоматизации учета.

В настоящий момент на рынке программного обеспечения имеется довольно много готовых программных продуктов, которые содержат стандартные формы учетных документов, справочников, отчетов. Вместе с тем, оперативный учет требует ведения большого объема аналитической информации, которая индивидуальна для каждой организации. Учет, систематизация, классификация и обобщение такой информации не ограничиваются стандартными формами и настройками предлагаемых программных продуктов, в связи с чем и возникает необходимость постановки задач по автоматизации учета на базе готовых программных продуктов.

При постановке задач определяются автоматизированные рабочие места, система ввода и фиксации динамической информации о хозяйственных процессах (перечень и формы электронных документов, их связи друг с другом), система ввода и хранения относительно постоянной информации (перечень и состав пополняемых пользователями справочников, перечисление значений фиксированной информации), система отчетов (формы и алгоритмы заполнения отчетов).

Реквизиты электронных документов предопределяют возможность получения необходимых аналитических данных в обобщенном виде. Разрабатываемые справочники и перечисления позволяют систематизировать, классифицировать, сгруппировать и закодировать учетную информацию в целом по организации и в отдельных областях управления. Автоматизированные отчеты строятся на информации из электронных документов и справочников и позволяют обогатить работника, принимающего решения, необходимой аналитической информацией.

Вершиной пирамиды системы оперативной отчетности является управленческий баланс, разработка которого является одной из целей построения системы оперативного учета.

Баланс является способом обобщения и группировки хозяйственных средств организации и их источников на определенную дату. Актив баланса отражает состав и размещение хозяйственных средств и позволяет ответить на вопросы: сколько средств имеет организация на конкретную дату и где (в какой форме) находятся эти средства. Пассив баланса отражает источники формирования хозяйственных средств или их целевое назначение и позволяет ответить на вопросы: откуда получены средства, куда они должны быть направлены. Таким образом, баланс - это инструмент, позволяющий директору организации ответить на вопросы: где и сколько средств у предприятия, откуда они получены и куда они должны быть направлены.

На основе баланса проводится анализ финансового состояния организации. Баланс - это единственный инструмент, позволяющий комплексно оценить состояние организации: ее способность вовремя оплатить предстоящие долги, выполнить свои обязательства перед сотрудниками и партнерами, сохранить конкурентоспособность на рынке.

При формировании баланса по всем статьям и увязке его с отчетом о прибыли и убытках баланс выполняет функцию контроля за правильностью и достоверностью учетных данных (контроля за отсутствием ошибок). Поэтому баланс также необходим для анализа правильности учетных данных.

Итак, баланс по своему назначению является:

• инструментом обобщения информации о средствах организации,
• инструментом для анализа финансового состояния организации,
• инструментом для контроля правильности учетных данных.

По способам формирования можно выделить два вида балансов: бухгалтерский баланс и управленческий баланс, которые отличаются по форме и порядку их составления.

Форма управленческого баланса может быть различной в зависимости от степени проработанности и автоматизации системы планирования и отчетности в организации. Управленческий баланс может строиться по усеченной форме (так называемый оборотный баланс) или по полной форме, включающей все хозяйственные средства организации и их источники; может включать только отчетную информацию, а может быть планово-отчетным, что отражает высший уровень системы управления организацией.

Планово-отчетный управленческий баланс охватывает не только сферу учета, но и сферу планирования деятельности организации. Поэтому разработка планово-отчетного баланса, являющаяся одним из направлений консультационных услуг, является результатом внедрения двух систем: системы учета и системы планирования. Планово-отчетный управленческий баланс, помимо указанных выше функций баланса, позволяет спланировать финансовое состояние организации и комплексно оценить ее систему планирования, точность и реальность составляемых планов.