Моделирование бизнес-процессов предприятия
Моделирование бизнес-процессов предприятия
Выявление, анализ и описание бизнес-процессов компании – мы считаем одной из перспективных областей деятельности, позволяющей руководству компании оценить степень упорядоченности движения материальных ресурсов и информации между подразделениями в рамках существующей организационной структуры управления, выявить резервы экономии денежных средств и времени.
Анализ бизнес-процессов является сравнительно новым направлением для большинства компаний. В то же время такой анализ имеет большую практическую ценность, так как позволяет руководству по-новому взглянуть на процесс функционирования подчиненной ему структуры, а рядовым сотрудникам – осознать свое место и обязанности в производственной системе.
Особое внимание мы уделяем анализу бизнес-процессов для целей оптимизации организационной структуры управления компанией.
Организационная структура управления – это подразделения и должности в организации, выделенные в результате распределения задач, обязанностей, полномочий и ответственности, и взаимоотношения между ними в процессе осуществления деятельности.
Подразделение - структурная единица, входящая в состав организации, представленная совокупностью людей, объединенных общностью деятельности в специальной области работы.
Бизнес-процессы являются кросс-функциональными и пронизывают организационную структуру:
Организационная структура должна разрабатываться для того, чтобы соответствовать определенному набору целей. Структура, опирающаяся на бизнес-процессы, позволяет избежать подмены общей цели организации – удовлетворение клиентов – целями функциональных подразделений, чувствующих себя самодостаточными структурами.
Более четко увидеть основные проблемы функционирования организационной структуры управления и определить направления преодоления этих проблем позволяет реестр бизнес-процессов, который составляется на основе детального анализа функций, регламентных документов (Положений о подразделениях, должностных инструкций работников) и процедур обмена документами и информацией между подразделениями компании.
Описание бизнес-процессов предприятия служит источником информации о функциях предприятия и связях между ними (т.е. о бизнес-процессах и их взаимосвязях), причем эта информация может быть представлена в виде отдельной базы данных, утверждена руководителем предприятия в виде Альбома бизнес-процессов, которая может в дальнейшем использоваться для решения разнообразных задач. Описание бизнес-процессов может быть произведено различными способами, в т.ч. в виде таблиц, текстов, диаграмм.
Таким образом, анализ и описание бизнес-процессов позволяет:
- оценить оптимальность организации бизнес-процессов и их составляющих,
- определить источники потерь,
- проконтролировать целенаправленно вносимые в систему изменения, которые ведут к организации оптимальной работы предприятия и взаимодействия работников предприятия при решении различных задач в рамках процесса функционирования предприятия,
- сократить объем и предотвратить образование незавершенного производства.
Организационная структура управления может успешно функционировать только при наличии целого ряда документов, регламентирующих отношения, связи и процедуры деятельности, на которых строится организационный механизм.
Регламентные документы устанавливают правила, регулирующие взаимоотношения, способы и порядок действий. На уровне подразделений и видов деятельности таким регламентным документом является положение. На уровне отдельных работников и видов работ таким документом является инструкция. Инструкция по виду работы фиксирует отдельные процедуры – официальный порядок действий при выполнении данной работы и отдельных операций.
Регламенты по структуре управления предполагают адресность, определяют взаимоотношения и подчиненность подразделения. В них определяется состав функций, задач, распределение функций между подразделениями и связи в виде документооборота. Положение выделяет людей, за которыми закреплены функции. Должностная инструкция составляется на конкретное рабочее место.
Регламенты по процессу управления - бизнес-правила, определяющие процедурную сторону осуществления управленческого воздействия, выполнения отдельных работ и операций, дают описание бизнес-процессов. Применяются формы: диаграмма, текст, таблица.
Описание бизнес-процессов может содержать следующие разделы:
- Реестр бизнес-процессов в целом по компании.
- Перечень основных этапов бизнес-процесса (текст).
- Характеристика границ бизнес-процесса, основных клиентов, используемых ресурсов (таблица, текст).
- Описание операций бизнес-процесса (диаграмма, текст).
- Документооборот по бизнес-процессу (таблица).
- Регламент бизнес-процесса (бизнес-правила).
Альбом бизнес-процессов предприятия
- Инструкция по процессу;
- Инструкция для участника процесса.
Инструкции по процессу представляют собой подробное описание всех действий всех участников бизнес-процесса. Инструкции по процессу выполняются в текстовой форме. К такой инструкции может прилагаться описание документооборота по бизнес-процессу.
Инструкции для участников бизнес-процесса содержат подробное описание всех действий работника в рамках каждого из бизнес-процессов, в которых он принимает участие. Такая инструкция включает формы документов, заполняемых или формируемых работником, а также правила заполнения полей документов.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
бизнес-процессов подразделений Финансовой Дирекции
| № п/п | Название процесса | Вход | Выход | Подразделение |
| 1. | Разработка и корректировка нормативов постоянных составляющих эксплуатационных расходов | Получение результатов деятельности предыдущего периода | Доведение нормативов до подразделений | ПЭО |
| 2. | Разработка и корректировка бюджета доходов и расходов | Прогноз основных параметров бюджета | Расчет ожидаемого результата выполнения бюджета | ПЭО |
| 2.1. | Планирование бюджета доходов и расходов | Прогноз основных параметров бюджета | Утверждение бюджета на Правлении | ПЭО |
| 2.2. | Осуществление бюджетного контроля | Доведение утвержденного бюджета до подразделений | Выявление отклонений от плана | ПЭО |
| 2.3. | Анализ исполнения бюджета и корректировка | Выявление отклонений от плана | Расчет ожидаемого результата выполнения бюджета | ПЭО |
| 3. | Обеспечение необходимыми справочными расчетами и аналитическими материалами подразделений по их запросам | Получение запроса | Предоставление подразделениям запрашиваемых данных | ПЭО |
| 4. | Составление и выпуск справочников по основным производственным и финансовым показателям деятельности | Получение отчетных данных | Передача справочников во все дирекции | ПЭО |
| 5. | Осуществление контроля за движением денежных средств | Получение банковских документов по текущей деятельности | Составление графика платежей | ФО |
| 6. | Организация платежных операций | Составление подразделением ваучера | Передача выписки из банка в Бухгалтерию | ФО |
| 7. | Работа по краткосрочным кредитам | Возникновение потребности в краткосрочных финансовых средствах | Возврат кредита | ФО |
Описание бизнес-процесса выбора предприятия – исполнителя ремонта
В процессе эксплуатации судна экипаж судна составляет ремонтную ведомость и передает ремонтную ведомость механику-наставнику. За два месяца до начала ремонта (начало ремонта определено графиком) механик-наставник составляет заявочную ремонтную ведомость и передает ее заместителю Технического директора. Заместитель Технического директора согласовывает и уточняет ведомость и определяет список ремонтных предприятий для тендера. Заместитель Технического директора передает согласованную заявочную ремонтную ведомость механику-наставнику, а список ремонтных предприятий – Техническому директору. Технический директор согласовывает список ремонтных предприятий и передает его механику-наставнику. Механик-наставник рассылает согласованную заявочную ремонтную ведомость по ремонтным предприятиям в соответствии со списком. Ремонтные предприятия рассматривают ведомость и разрабатывают коммерческие предложения. Механик-наставник получает от ремонтных предприятий коммерческие предложения с расценками и сроками и обобщает данные коммерческих предложений для передачи Техническому директору. На основе представленных данных за месяц до начала ремонта Технический директор, Директор по флоту, Генеральный директор и Зам. ГД по экономике и финансам совместно принимают решение о выборе предприятия-исполнителя ремонта.
Пример заполнения таблицы. Процесс: "Выбор предприятия - исполнителя ремонта судна". ( I вариант)
| № п/п | Действие | Исполнитель (субъект) действия | Срок исполнения | № предыдущего действия и входящее (документ, информация) | № последующего действия и исходящее (документ, информация) |
| 1 | Составляет
ремонтную
ведомость | Экипаж судна | в процессе
эксплуатации
судна | вход | 2 (ремонтная ведомость) |
| 2 | Составляет
заявочную
ремонтную
ведомость | Механик-
наставник | за два месяца
до начала
ремонта
(начало ремонта определено
графиком) | 1 (ремонтная ведомость) | 3 (заявочная ремонтная ведомость) |
| 3 | Согласовывает
и уточняет
ведомость.
Определяет список
ремонтных
предприятий для
тендера | Зам.
Технического
директора | ~ | 2 (заявочная ремонтная ведомость) | 4 (список предприятий), 5 (согласованная заявочная ремонтная ведомость) |
| 4 | Согласовывает список предприятий | Технический директор | ~ | 3 (список предприятий) | 5 (согласованный список предприятий) |
| 5 | Рассылает
заявочную
ремонтную
ведомость по
ремонтным
предприятиям | Механик-
наставник | ~ | согласованная
заявочная
ремонтная
ведомость,
_______
согласованный
список
предприятий | согласованная
заявочная
ремонтная
ведомость |
| 6 | Рассматривают
ведомость и
разрабатывают
коммерческие
предложения | Сторонние
организации | ~ | согласованная
заявочная
ремонтная
ведомость | коммерческие предложения |
| 7 | Получает от
ремонтных
предприятий
коммерческие
предложения с
расценками
и сроками. Обобщает
данные
коммерческих
предложений
для передачи
Техническому
директору | Механик-
наставник | ~ | коммерческие предложения | обобщенные данные о ремонтных предприятиях |
| 8 | Совместно
принимают
решение о
выборе
предприятия-
исполнителя | Технический директор, Директор по флоту, Генеральный директор, Зам. ГД по экономике и финансам | за месяц до начала ремонта | обобщенные
данные о
ремонтных
предприятиях | выход
(решение о
выборе
предприятия-
исполнителя ремонта) |
Пример заполнения таблицы. Процесс: "Выбор предприятия - исполнителя ремонта судна". ( II вариант)
| № п/п | Действие | Исполнитель (субъект) действия | Срок исполнения | Документ или информация | Кому передает |
| 1 | Составляет
ремонтную
ведомость | Экипаж судна | в процессе эксплуатации судна | Ремонтная
ведомость | Механику-
наставнику |
| 2 | Составляет
заявочную
ремонтную
ведомость | Механик-наставник | за два месяца
до начала
ремонта
(начало
ремонта
определено
графиком) | Заявочная ремонтная ведомость | Заместителю Технического директора |
| 3 | Согласовывает
и уточняет
ведомость.
Определяет
список
ремонтных
предприятий
для тендера | Зам. Технического директора | ~ | Согласованная заявочная ремонтная ведомость
____________
Список предприятий | Механику-
наставнику
_____________
Техническому директору |
| 4 | Согласовывает
список
предприятий | Технический
директор | ~ | Согласованный
список
предприятий | Механику-
наставнику |
| 5 | Рассылает
заявочную
ремонтную
ведомость
по ремонтным
предприятиям | Механик-
наставник | ~ | Согласованная
заявочная
ремонтная
ведомость | Сторонним
организациям |
| 6 | Рассматривают
ведомость и
разрабатывают
коммерческие
предложения | Сторонние
организации | ~ | Коммерческие
предложения | Механику-
наставнику |
| 7 | Получает от
ремонтных
предприятий
коммерческие
предложения с
расценками
и сроками.
Обобщает
данные
коммерческих
предложений
для передачи
Техническому
директору | Механик-
наставник | ~ | Обобщенные
данные о
ремонтных
предприятиях | Техническому
директору |
| 8 | Совместно
принимают
решение о
выборе
предприятия-
исполнителя | Технический
директор, Директор
по флоту, Генеральный
директор, Зам.
ГД по экономике
и финансам | за месяц до начала ремонта | Решение
о выборе
предприятия-
исполнителя ремонта | |
